Protokół zdawczo-odbiorczy przy sprzedaży nieruchomości

Jednym z istotnych dokumentów podpisywanych podczas sprzedaży mieszkania jest protokół zdawczo-odbiorczy. Potwierdza on przede wszystkim stan nieruchomości na dany moment oraz stanowi zabezpieczenie głownie dla sprzedającego przed roszczeniami ze strony kupującego tytułem wad fizycznych mieszkania. Protokół zdawczo-odbiorczy ułatwia także przeprowadzenie procesu odbioru mieszkania oraz przepisania liczników prądu i gazu.

Po co jest protokół zdawczo-odbiorczy?

Zgodnie z art. 559 Kodeksu cywilnego:

Sprzedawca jest odpowiedzialny z tytułu rękojmi za wady fizyczne, które istniały w chwili przejścia niebezpieczeństwa na kupującego lub wynikły z przyczyny tkwiącej w rzeczy sprzedanej w tej samej chwili.

Odpowiedzialność sprzedawcy z tytułu rękojmi za wady fizyczne nieruchomości trwa 5 lat od dnia wydania rzeczy kupującemu.

Protokół zdawczo-odbiorczy potwierdza stan faktyczny (nie prawny!) przekazywanej nieruchomości. Stanowi więc zabezpieczenie przed ewentualnymi niedomówieniami, nieporozumieniami, roszczeniami dotyczącymi wad fizycznych w wykrytych w mieszkaniu po sprzedaży.

Ponadto, protokół zdawczo-odbiorczy może być przydatny również w momencie podpisywania przez nowego właściciela umów z dostawcami mediów, stanowiąc załącznik do formularzy przepisania umowy, stosowanego przez dostawcę mediów.

Kiedy podpisuje się protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania?

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania można spisać na każdym etapie sprzedaży. Aczkolwiek to, w którym momencie zostanie sporządzony wpływa na jego zawartość i ewentualne na możliwość późniejszego dochodzenia roszczeń nabywcy względem sprzedającego.

Zwyczajowo, protokół zdawczo-odbiorczy przy sprzedaży mieszkania podpisuje się przy jego przekazaniu kupującemu, a wiec po podpisaniu umowy sprzedaży. Spisanie protokołu stanowi w takim przypadku ostatni etap formalności związanych ze sprzedażą mieszkania.

Niemniej, warto sporządzić i podpisać protokół zdawczo odbiorczy jeszcze przed podpisaniem umowy sprzedaży – szczególnie jeżeli umowa sprzedaży zawiera generalne postanowienie typu „kupujący zapoznał się ze stanem technicznym i wyposażeniem mieszkania i stan ten akceptuje”. W takim przypadku, sprzedający będzie mógł opróżnić mieszkanie ze wszelkich sprzętów po jego sprzedaż, mimo iż strony uzgadniały wcześniej ustnie, jakie elementy wyposażenia pozostaną w mieszkaniu.

Podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego przed zawarciem umowy sprzedaży mieszkania

Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku protokołu zdawczo-odbiorczego podpisywanego przed zawarciem umowy sprzedaży mieszkania stanowi on raczej spis wyposażenia mieszkania niż dowód jego wydania. Stąd w takim protokole – jeżeli to możliwe –  należy wskazać przyszłą datę wydania mieszkania oraz pozostawić wolne miejsca w odpowiednich rubrykach, które powinny zostać uzupełnione stricte w momencie wydania mieszkania (np. rzeczywisty stan techniczny mieszkania i jego wyposażenia, stan licznika gazu i prądu).

W momencie przekazywania mieszkania, należy zwrócić uwagę, czy jego wyposażenie jest zgodne z wcześniej sporządzonym protokołem zdawczo-odbiorczym oraz ocenić stan tego wyposażanie, jak również ogólny stan techniczny mieszkania (ściany, okna, podłogi, kanalizacja, elektryka i inne).

Protokół zdawczo-odbiorczy powinien być ostatecznie uzupełniony i podpisany w momencie faktycznego przekazania mieszkania przez sprzedającego kupującemu. Do przekazania nie musi dojść bezpośrednio po zawarciu umowy sprzedaży. Możliwe są sytuacje, w których przekazanie mieszkania nastąpi w bardzo odległym czasie od zawarcia umowy sprzedaży – szczególnie w sytuacji, gdy sprzedawca potrzebuje czasu na czynności organizacyjne związane z wyprowadzka lub nabyciem nowego mieszkania. Niewykluczona jest także sytuacja odwrotna, w której do przekazania mieszkania na mocy porozumienia stron dojdzie przed zawarciem umowy sprzedaży, choć należy ona do wyjątków.

Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania?

Nie ma jednej ustalonej przepisami prawa formy i treści, którą powinien mieć protokół zdawczo-odbiorczy. Niemniej, jeżeli strony umowy sprzedaży zdecydują się na jego podpisanie, powinny zawrzeć w nim co najmniej następujące dane:

1. Dane osobowe stron.
2. Dane adresowe i teleadresowe stron.
3. Warto zawrzeć informacje na temat podpisanej wcześniej umowy lub aktu notarialnego (jeśli protokół zdawczo-odbiorczy sporządzany jest po zawarciu umowy).
4. Dokładny adres mieszkania, której dotyczy dokument (można wskazać nr KW).
5. Wyposażenie mieszkania wraz ze szczegółowym opisem jego stanu (patrz niżej).
6. Kod do domofonu.
7. Datę i miejsce podpisania protokołu.
8. Czytelne podpisy stron.

W zakresie wyposażenia i stanu mieszkania, warto w protokole zdawczo-odbiorczym szczegółowo wskazać następujące informacje:

1. Metraż mieszkania i każdego pokoju z osobna.
2. Stan instalacji wodno-kanalizacyjnej, gazowej, elektrycznej, alarmowej oraz centralnego ogrzewania, a także układ i liczba włączników oraz gniazdek.
3. Równość ścian, rysy, pęknięcia i zacieki.
4. Równość podłogi, kąt nachylenia oraz dylatacja.
5. Sprawność wentylacji.
6. Prawidłowy spadek wody na balkonie (jeśli jest), rozmieszczenie i stan płytek balkonowych i ewentualne wyposażenie balkonu.
7. Wskazać wszystkie meble oraz ich stan, ewentualne zniszczenia.
8. Wskazać sprzęt AGD i RTV oraz stan każdego z urządzeń.
9. Wskazać ewentualne wyposażenie dodatkowe tj. naczynia, odkurzacz, suszarka na ubrania, miotła itp.,
10. Wskazać ilość przekazanych kluczy i pilotów, a także ich przeznaczenie.
11. Wskazać stany i numery liczników wody ciepłej, zimnej, centralnego ogrzewania, energii elektrycznej i gazu.

Czy protokół zdawczo-odbiorczy jest obowiązkowy?

Protokół zdawczo-odbiorczy nie jest obowiązkowy. Niemniej jest wyjątkowo pomocnym dokumentem, który sprzyja uniknięciu wielu nieporozumień między sprzedającym i kupującym mieszkanie. Dzięki jego sporządzeniu stan lokalu jest udokumentowany. Protokół można sporządzić samemu lub skorzystać z jednego z wielu wzorów dostępnych w Internecie.

W Agencji Nieruchomości BRACIA STRZELCZYK pomagamy naszym Klientom w czynności odbioru mieszkania, stosując przy tym sprawdzone przez nas wielokrotnie formularze protokołów zdawczo-odbiorczych. Zaznaczyć przy tym należy, że samo posiadanie dobrego formularza protokołu zdawczo odbiorczego nie oznacza, że zostanie on wypełniony prawidłowo. Czynność odbioru mieszkania wymaga doświadczenia, które posiadają nasi doradcy nieruchomości.

Krzysztof Blaszczyk

Radca prawny od 2018 r. Praktykę zawodową rozpoczął w 2015 r. W agencji nieruchomości Bracia Strzelczyk specjalista ds. obrotu nieruchomościami. Wspomaga Klientów i doradców nieruchomości w sytuacjach wymagających wiedzy prawniczej oraz gdy istnieje potrzeba zaproponowania niestandardowych rozwiązań. Zawsze stara się skupiać na indywidualnej sytuacji Klienta