Zgubiony akt notarialny
Akt notarialny jest dokumentem urzędowym, dlatego trzeba należycie dbać o jego bezpieczeństwo i przechowywanie. Bez aktu notarialnego można mieć problem m.in. ze sprzedażą nieruchomości oraz dopełnieniem innych formalności, które wymagają przedstawienia dokumentu urzędowego (np. poświadczenie nabycia spadku przy wniosku o wpis członkostwa do Spółdzielni).
Niestety, może się zdarzyć, że akt notarialny ulegnie zniszczeniu, zgubi się lub w inny sposób zostaniemy pozbawieni do niego dostępu. W poniższym artykule wskazane zostanie, co zrobić w takich przypadkach.
Co w przypadku zagubienia aktu notarialnego?
Najprostszym działaniem w przypadku zagubienia aktu notarialnego jest uzyskanie jego odpisu. Odpis aktu notarialnego można uzyskać u notariusza, który sporządził dokument lub w archiwum sądowym (poświadczony odpis z akt sądowych).
Odpis aktu notarialnego u notariusza
Uzyskanie odpisu aktu notarialnego w kancelarii notarialnej jest możliwe, jeżeli od sporządzenia aktu notarialnego nie minęło 10 lat oraz dana kancelaria notarialna w tym czasie dalej istnieje. W takim przypadku wystarczające jest udanie się do kancelarii notarialnej i poproszenie o wydanie odpisu aktu notarialnego – nie trzeba podawać numeru dokumentu. Notariusz po weryfikacji danych osobowych powinien być wstanie określić jakiego aktu notarialnego dotyczy prośba oraz czy osoba składające prośbę jest w ogóle uprawniona do uzyskania odpisu.
Odpis aktu notarialnego w sądzie rejonowym
W sytuacji, gdy minie 10 lat od momentu sporządzenia aktu notarialnego, notariusz przejdzie na emeryturę lub zamknie kancelarię notarialną, należy udać się do archiwum sądu rejonowego właściwego dla miejsca prowadzenia kancelarii przez notariusza i złożyć odnowieni wniosek o wydanie odpisu aktu notarialnego z akt archiwum. Zgodnie bowiem z § 7 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym:
Notariusz przechowuje u siebie oryginały aktów (…) z okresu ostatnich dziesięciu lat; po upływie tego okresu przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii.
Jak długo czeka się na odpis aktu notarialnego?
Dopuszczane jest uzyskanie w Kancelarii Notarialnej dowolnej liczby odpisów aktów notarialnych. Odpisy powinny być sporządzone bezzwłocznie – tj. tego samego dnia, w którym zostanie złożona prośba o ich wydanie. Niemniej w przypadku dokumentów obszerniejszych warto wcześniej poinformować kancelarię notarialną o potrzebie sporządzenia odpisu.
W przypadku dokumentów uzyskiwanych z sądu rejonowego nie sposób dokładnie określić czasu, w jakim sąd ustosunkuj się do wniosku i prześle wnioskowane dokumenty do wnioskodawcy.
Kto może żądać odpisu aktu notarialnego?
Należy pamiętać, że zarówno notariusz, jak i sąd nie wydadzą odpisu aktu notarialnego jakiejkolwiek osobie. Wypisy aktu notarialnego wydaje się stronom aktu lub osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, a także ich następcom prawnym, np. spadkobiercom. We wniosku do sądu zasadnym będzie również przedstawienie z jakich powodów domagamy się uzyskania wypisów (tj. przedstawienie interesu prawnego).
Ile kosztuje wypis aktu notarialnego?
Koszt wydania wypisu określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej i uzależniony jest on od liczby stron dokumentu – maksymalna stawka wynosi obecnie 6 zł za każdą rozpoczętą stronę.
W przypadku, gdy zaistnieje konieczność uzyskania dokumentu z sądu, wniosek do sądu należy opłacić (opłata kancelaryjna). Obecnie opłata kancelaryjna wynosi 20 złotych za każde rozpoczęte 10 stron wydanego dokumentu.
Zagubienie lub zniszczenie aktu notarialnego może wydawać się dużym problemem, ale jak pokazuje powyższy artykuł, istnieją procedury, które umożliwiają skuteczne i stosunkowo szybkie odzyskanie niezbędnych dokumentów. Zarówno w kancelarii notarialnej, jak i w archiwum sądowym, możliwe jest uzyskanie odpisów, które są prawnie równoważne z oryginałem.
