Biuro Marszałkowska 58: + 48 22 625 15 15

Biuro Belwederska 19:

+ 48 22 841 32 14

Jakie dokumenty są potrzebne przy sprzedaży mieszkania?

jakie dokumenty przy sprzedaży mieszkania

Nieruchomości – z uwagi na swoją wartość i trwałość – stanowią jeden z najważniejszych składników majątkowych każdej osoby – stąd podlegają szczególnej ochronie prawnej. Jednym z przejawów ochrony prawnej nieruchomości jest wysoki stopień sformalizowania procesu nabycia (zbycia) nieruchomości, który ma za zdanie umożliwić weryfikację stanu prawnego i faktycznego nieruchomości, a dzięki temu chronić interesy prawne i majątkowe stron transakcji nabycia (zbycia) nieruchomości.

Dokumenty wymagane przy sprzedaży mieszkania

Sformalizowanie procesu nabycia (zbycia) nieruchomości, o którym mowa powyżej oznacza przede wszystkim konieczność zgromadzenia szeregu dokumentów i informacji, bez których nabycie (zbycie) nieruchomości może okazać się znacznie utrudnione, a nawet niemożliwe do przeprowadzenia. Co więcej, dzięki odpowiednio wcześniejszemu zgromadzeniu dokumentów i informacji potrzebnych do nabycia (zbycia) nieruchomości sama transakcja nie tylko przeprowadzona zostanie sprawniej, ale również obarczona będzie mniejszym ryzykiem dla jej stron (w szczególności dla nabywcy). Warto zatem zawczasu wiedzieć, z jakimi formalnościami, jeżeli chodzi o dokumentacje, wiąże się transakcja nabycia (zbycia) nieruchomości.

mieszkanie na sprzedaż

W poniższym wpisie skupimy się nad dokumentami potrzebnymi przy sprzedaży mieszkania. Jest to bowiem najczęściej przeprowadzana transakcja na rynku  nieruchomości, a temat dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia sprzedaży mieszkania nieustannie wywołuje szereg pytań i wątpliwości wśród klientów agencji nieruchomości „BRACIA STRZELCZYK”.

Mieszkanie „własnościowe” czy spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu

To jakie dokumenty i informacje potrzebne będą do przeprowadzenia transakcji sprzedaży mieszkania różnić się będzie nieco w zależności od tego, czy przez mieszkanie rozumiemy odrębną nieruchomość, będącą przedmiotem własności, tzw. „mieszkanie własnościowe”, czy spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.

Chcąc w sposób możliwie przejrzysty i usystematyzowany przekazać informacje nt. dokumentów potrzebnych do sprawnego przeprowadzenia procesu sprzedaży mieszkania – zarówno mieszkania własnościowego, jak i spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu – poniżej przedstawiamy 2 tabele: każda z nich zawiera spis podstawowych (najczęściej wymaganych) dokumentów, miejsce ich uzyskania oraz wskazania czy są one niezbędne dla sprzedaży (wymagany), czy wyłącznie warto je mieć (opcjonalnie).

Jedna tabela dotyczy mieszkań własnościowych, druga zaś spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

Dokumenty potrzebne przy sprzedaży „mieszkania własnościowego”:

LOKAL STANOWIĄCY ODRĘBNĄ NIERUCHOMOŚĆ

Lp.DOKUMENTUWAGIKTO WYDAJEWYMAGANY / OPCJONALNIE
1TYTUŁ PRAWNY NABYCIA LOKALURynek wtórny – umowa sprzedaży w formie aktu notarialnego (odpis)
——————
Rynek pierwotny – ustanowienie odrębnej własności lokalu i sprzedaż w formie aktu notarialnego (odpis)
——————
Darowizna – umowa darowizny w formie aktu notarialnego (odpis)
——————
Spadek – akt poświadczenia dziedziczenia (odpis), lub postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku
Dokument w posiadaniu sprzedającego. W razie zagubienia dokumentu, istnieje możliwość wnioskowania o wydanie odpisu dokumentu u notariusza, który sporządzał dokumentWYMAGANY
2Zaświadczenie potwierdzające, że w sprzedawanym lokalu/mieszkaniu nikt nie jest zameldowanyistotne jest aby było to zaświadczenie informujące o tym, że nikt nie jest zameldowany, nie zaś zaświadczenie informujące o osobach wymeldowanychUrząd miasta / gminy / dzielnicyWYMAGANY
3Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn został uregulowany lub, że nie był należnyW przypadku, gdy podstawą nabycia jest spadek lub darowizna dokonana począwszy od 2007 r.Urząd SkarbowyWYMAGANY – jeżeli podstawą nabycia był spadek, lub darowizna.
4Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach czynszowych.Administrator Wspólnoty mieszkaniowej / Wspólnota MieszkaniowaWYMAGANY
5Zaświadczenie określające, czy nieruchomość znajduje się w obszarze rewitalizacjiZgodnie z ustawą o reitalizacjiUrząd miasta / gminy / dzielnicyWYMAGANY
6Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach z tytułu podatku od nieruchomości i opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntuJeżeli powstanie wątpliwość w tym zakresieUrząd miasta / gminy / dzielnicyOPCJONALNIE
7Zaświadczenia o braku zaległości w urzędzie skarbowym i ZUS-ieJeżeli sprzedający prowadzi działalność gospodarczą i powstanie wątpliwość w tym zakresieUrząd Skarbowy, ZUSOPCJONALNIE
8Świadectwo charakterystyki energetycznej.Wydawane na wniosek kupującego – dla nieruchomości oddanych do użytkowania od 1 stycznia 2009 r.Dokument w posiadaniu sprzedającego. Jeżeli sprzedający nie posiada dokumentu, konieczne będzie przeprowadzenie audytu energetycznego na koszt sprzedającegoOPCJONALNIE

Dokumenty potrzebne przy sprzedaży mieszkania spółdzielczego własnościowego:

SPÓŁDZIELCZE WŁASNOŚCIOWE PRAWO DO LOKALU 

Lp.DOKUMENTUWAGIKTO WYDAJEWYMAGANY / OPCJONALNIE
1 TYTUŁ PRAWNY NABYCIA LOKALU Rynek wtórny – umowa sprzedaży w formie aktu notarialnego (odpis) 
—————–
Darowizna – umowa darowizny w formie aktu notarialnego (odpis) 
—————–
Spadek – akt poświadczenia dziedziczenia (odpis), lub postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku
Dokument w posiadaniu sprzedającego. W razie zagubienia dokumentu, istnieje możliwość wnioskowania o wydanie odpisu dokumentu u notariusza, który sporządzał dokumenty WYMAGANY 
2 Zaświadczenie ze spółdzielni potwierdzające przysługujące spółdzielczo-własnościowe prawo do lokalu. Dokument powinien być podpisany przez zarząd Spółdzielni – zgodnie z zasadą reprezentacji. Spółdzielnia Mieszkaniowa WYMAGANY 
3 Zaświadczenie potwierdzające, że w sprzedawanym lokalu/mieszkaniu nikt nie jest zameldowany istotne jest aby było to zaświadczenie informujące o tym, że nikt nie jest zameldowany, nie zaś zaświadczenie informujące o osobach wymeldowanych Urząd miasta / gminy / dzielnicy WYMAGANY 
4 Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn został uregulowany lub, że nie był należny W przypadku, gdy podstawą nabycia jest spadek lub darowizna dokonana począwszy od 2007 r. Urząd Skarbowy WYMAGANY – jeżeli podstawą nabycia był spadek, lub darowizna. 
5 Zaświadczenie określające, czy lokal znajduje się w obszarze rewitalizacji Zgodnie z ustawa o rewitalizacji Urząd miasta / gminy / dzielnicy WYMAGANY 
6 Zaświadczenie o przydziale lokalu ze spółdzielni Jeżeli lokal został przydzielony sprzedającemu Spółdzielnia Mieszkaniowa OPCJONALNIE 
7 Zaświadczenie o wniesieniu wkładu budowlanego Jeżeli powstanie wątpliwość w tym zakresie Spółdzielnia Mieszkaniowa OPCJONALNIE 
8 Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach czynszowych.  Administrator Wspólnoty mieszkaniowej / Wspólnota Mieszkaniowa OPCJONALNIE 
9 Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach z tytułu podatku od nieruchomości i opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntu Jeżeli powstanie wątpliwość w tym zakresie Urząd miasta / gminy / dzielnicy OPCJONALNIE 
8 Zaświadczenia o braku zaległości w urzędzie skarbowym i ZUS-ie Jeżeli sprzedający prowadzi działalność gospodarczą i powstanie wątpliwość w tym zakresie Urząd Skarbowy, ZUS OPCJONALNIE 
9 Świadectwo charakterystyki energetycznej. Wydawane na wniosek kupującego – dla nieruchomości oddanych do użytkowania od 1 stycznia 2009 r. Dokument w posiadaniu sprzedającego. Jeżeli sprzedający nie posiada dokumentu, konieczne będzie przeprowadzenie audytu energetycznego na koszt sprzedającego OPCJONALNIE 

Numer Księgi Wieczystej przy sprzedaży mieszkania

Dodać należy, że jeżeli dla mieszkania założona została Księgo Wieczysta (co nie zawsze musi mieć miejsce – szerzej na ten temat w innym artykule na naszym blogu), to nieodzowne będzie uzyskanie numeru księgi wieczystej i przekazanie go notariuszowi.

Inne dokumenty

Dokumenty przedstawione w powyższych tabelach stanowią wyliczenie najczęściej wymaganych i spotykanych w praktyce dokumentów (podstawowe dokumenty), których przedstawienie zazwyczaj będzie lub może okazać się wymagane przy zawieraniu umowy sprzedaży mieszkania.

Niestety nie oznacza to, że nie może dojść do szczególnych sytuacji, w których konieczne będzie uzyskanie dodatkowych, wyżej niewymienionych dokumentów.

Przykładowo, w przypadku, gdy w dziale IV Księgi Wieczystej znajdują się wpisy dot. hipoteki do przeprowadzenia transakcji sprzedaży potrzebne będzie dodatkowo uzyskanie odpowiedniego zaświadczenie z banku.

Nieaktualne dane w Księdze Wieczystej

Czasem również zdarza się, że po dostarczeniu niezbędnych dokumentów wynikają inne, czasem niespodziewane okoliczności. Wówczas niezbędne lub zasadne może okazać się dostarczenie dodatkowych dokumentów lub informacji i oświadczeń. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku gdy w księdze wieczystej wystąpił błąd, np. w imieniu czy też nazwisku stron, dane w księdze wieczystej nie są aktualne (np. wniknęła zmiana nazwiska po ślubie). Wówczas konieczne jest dostarczenie odpisu aktu stanu cywilnego. Może się także zdarzyć, że ulica, przy której usytuowane jest mieszkanie, zmieniła swoją nazwę lub mieszkanie zostało źle opisane w Księdze Wieczystej.

W powyższych sytuacjach kluczowa jest sprawna komunikacja między stronami umowy sprzedaży a notariuszem, któremu powierzone zostanie sporządzenie umowy sprzedaży. Jeżeli notariusz zawczasu zostanie powiadomiony o rozbieżnościach i przedstawiony zostanie mu możliwie największa ilość dokumentów dot. nieruchomości, może uchronić to przed przykrą sytuacją w trakcie zawierania umowy sprzedaży.


W agencji nieruchomości BRACIA STRZELCZYK na bieżąco weryfikujemy informacje przekazane przez Klientów oraz współpracujemy z notariuszami. Dzięki temu jesteśmy w stanie szybko reagować w razie powstania nietypowych sytuacji, gdzie okazuje się, że dla sprawnego i skutecznego procesu przeprowadzenia transakcji sprzedaży konieczne jest uzyskanie nie tylko podstawowych dokumentów, ale także tych dodatkowych.


Autor artykułu:

Krzysztof Błaszczyk
Radca Prawny
Bracia Strzelczyk Nieruchomości